农信社会计档案管理问题及其对策
——对罗田县农信社开展会计档案规范试点的调查
会计档案是记录和反映农信社经济业务的重要历史资料和证据，包括会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计资料。我市农信社县级联社会计事后监督中心成立之后，已经对营业网点今年以来的会计凭证实行了集中保管。在这种情况下，营业网点还需要保管哪些会计档案，如何进行管理，以及集中保管之前的会计档案如何管理等问题都亟待统一。为此，市联社财会统计科于2009年7月14日至16日，对罗田县农信社会计档案的管理现状进行了调研。
一、罗田农信社会计档案管理现状及其问题
罗田县联社现有会计机构18家，档案登记保管初始年度为1985年。这次调查，查看了罗田县联社骆驼坳、平湖、胜利、河铺等4个营业网点和联社会计事后监督中心的会计档案管理情况，采取了实地观察、询问、座谈、分析等方式，发现存在以下一些问题：
（一）网点基础设施较差。本次调查的4个营业网点中，没有一个网点的档案室能够达到档案保管的基本要求，没有安装防盗门窗以及监控和防火设施，安全管理现状实在令人堪忧。骆驼坳信用社房屋始建于70年代，除90年代进行了一次加层和修整外，已经十几年没有对房屋进行修整，致使档室室侧墙渗水严重，部份木制档案柜已经腐烂；河铺信用社档案室仅用一把老式挂锁“把关”，门窗则严重破损。
（二）档案存放空间有限。由于近年来罗田县农信社业务发展较快，加上综合业务系统上线以后打印凭证大幅增加，造成基层网点现有会计档案室保管压力较大。现有网点除管理自身会计业务资料外，同时还承担着历年来撤并网点会计档案的保管任务。据统计，罗田县联社已撤并网点共计37个（含信用社、分社、储蓄所），信用代办站258个。按照网点现有业务规模计算，一般网点每天会计凭证都在1本以上，业务量较大的网点会计凭证都在2本以上，其中三里桥、营业部等网点会计凭证最高时多达5本。现场调查发现，4个营业网点的会计档案室都是满负荷装载，而且房屋都是砖混、预制板构造，一旦负载超重导致出现安全问题，后果将难以预测。胜利信用社现有会计档案室不足20平方米，目前除管理自身会计档案外，同时还有撤并的1个分社和17个信用站的会计档案。该社现有各种会计档案9197本，其中自身会计档案4121本，撤并网点会计档案5076本。按每本平均0.7公斤重量计算，目前重量已经超过10吨以上。为此，我们还对被调查的4个网点超过保管年限的会计凭证进行了清理，最多的1个网点只能销毁370本，最少的只有267本；也就是说仅靠销毁不能够解决档案管理压力问题。
（三）撤并网点会计档案管理不规范。调查发现，上述被调查网点已经将撤并网点的会计档案实行了集中保管，但存在两个方面的问题，一是没有按规定分开登记，分开保管，导致查询账务难度较大；二是对撤并社会计档案置之不管，既不清理，也不登记，由于历年来撤并的网点都没有按规定办理交接，各类档案至今仍然散乱存放在档案室内。据了解，还有少数信用社由于撤并网点较多，自身档案室空间不足，致使撤并网点会计档案仍然存放在原网点，风险隐患极大。
（四）县级联社集中管理压力较大。今年以来，罗田联社按照市联社统一安排，对全县农信社会计档案实行集中管理，对强化会计风险防范、解决基层网点档案管理混乱问题取到了一些积极作用；但由于罗田联社基础设施较差，保管压力很大。该联社现有会计档案室面积只有110平方米，按现有业务量计算，每年网点会计凭证都在1.1万本左右，目前档案室最多只能保管2年半左右的会计档案。
二、完善农信社会计档案管理的对策
（一）全面规范会计档案管理。针对当前农信社会计档案管理现状，在全市农信社开展一次档案管理规范活动。一是完善会计档案管理制度。二是统一对现有会计档案进行清理 和规范。市联社在骆驼坳信用社创办档案管理工作试点，制订档案管理办法、规范标准和实施方案，清理、整理、登记和销毁过期档案，对现有档案室进行防水处理。试点结束后在全市信用社范围内统一部署档案规范管理工作。
（二）切实做好档案销毁工作。为减轻基层信用社网点会计档案管理压力，对1992年底以前的会计凭证进行集中销毁。同时要求网点对债权、债务关系未了结、挂失手续不完整、以及未结案案件的相关会计资料进行全面清理，纳入现有会计档案进行妥善保管，防止出现经济纠纷。
（三）扩大电子档案管理范围。综合业务系统上线以后，系统产生的各类报表、分户账打印压力较大，除纸张和打印机设备耗费外，同时还增加了农信社网点会计档案管理压力。会计事后监督中心成立后，除必须打印的会计凭证证外，综合业务系统产生的其他账簿、登记簿、报表等，都可以采用电子档案进行管理。特别是会计事后监督系统即将定型，各营业网点可自行下载自身和下级网点会计档案。在此情况下，打印系统产生的报表、账簿等资料完全成了浪费。
（四）将网点永久保管档案统一上收到联社进行集中保管。鉴于基层网点档案保管硬件较为落后，为防止出现档案毁损，避免出现经济纠纷。在这次会计档案清理工作完成后，将需要永久保管的会计档案统一上收到联社集中管理。
（五）建立统一标准的会计档案室。对现有档案室统一进行加固，安装必要的安全防护设施。积极创造条件建立县级联社会计档案中心，每个联社建设一个面积在1000平方米左右的标准档案室，这样集中档案管理既可以有效防止网点会计档案管理出现混乱，又能节约投资成本和管理成本。